La necesidad de tener un programa contable es cada vez mayor, pues las administraciones y la mayoría de empresas ya están descartando cualquier método físico o analógico a la hora de hacer contabilidad. Es lógico, ya que la pérdida de dinero y tiempo que se produce con esos sistemas ahora mismo es inviable.
El software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad. Mientras que antes al pensar en contabilidad todos veíamos al clásico contable rodeado de folios, calculadoras y tablas de Excel, hoy nos imaginamos a ese mismo contable sentado delante de un ordenador con un programa que hace todo eso por él.
¿Qué es un software contable?
Se denomina como software contable a aquellos programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias de contabilidad. En otras palabras, se considera software de contabilidad a cualquier programa que haga la vida más fácil a un contable.
El funcionamiento del software es sencillo:
1. Se introduce la información necesaria para el programa, como podrían ser pólizas, ingresos o gastos de la empresa.
2. El software utiliza toda esta información, la ordena y extrae conclusiones y datos como los inventarios, balances o nóminas.
3. Utilizamos todos los resultados obtenidos en el software para realizar las tareas de contabilidad de una forma mucho más sencilla.
¿Cuáles son los objetivos del software contable?
Los principales objetivos de este tipo de sistema son simplificar y racionalizar los procesos contables, para ahorrar tiempo y recursos en su ejecución, mientras disminuye errores asociados al tratamiento manual de la contabilidad: redundancia de datos, cálculos mal realizados, etc.
De esa manera, el contador es mucho más productivo y puede dedicar parte de su tiempo a labores de alto impacto, como el análisis de la información y la asesoría en el campo contable, tributario y financiero.
Funciones de un software contable
Las funcionalidades de un sistema contable pueden variar de un producto a otro, pero en términos generales, una solución tecnológica de calidad debería permitirnos realizar las siguientes operaciones:
· Registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa.
· La sistematización de la contabilidad debe hacerse en planes de cuentas predefinidos y/o en los que el usuario estime convenientes crear.
· Generar reportes contables automáticamente, como libros contables, balance de 8 columnas, estados de resultados, etc.
· Integrar la contabilidad con el sistema de facturación electrónica.
· Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.
· Realizar cálculos automáticos.
· Asociar planes de cuentas balances y estados de resultados a la normativa
· Personalizar diferentes niveles de usuario.
Beneficios del software contable:
1. Incentiva el ahorro:
Los programas de contabilidad reducen la cantidad de horas hombre que se necesitan para tener las cuentas en orden.
2. Simplifica los procesos:
Estos software de gestión trabajan de manera automatizada. En consecuencia, el registro de las transacciones contables es más simple y rápido
3. Impulsa la buena gestión empresarial:
Uno de los mayores propósitos de un software contable es ayudarte a llevar el control de los ingresos y gastos de tu compañía para saber cómo se está comportando a nivel contable.
4. Alienta la disponibilidad de la información:
Con un software contable la información está constantemente disponible en la nube, y esto te faculta para acceder a ella siempre que lo consideres necesario sin ninguna limitante de tiempo, lugar o espacio.
5. Defiende la confidencialidad:
Los desarrolladores de estos programas de contabilidad le prestan mucha atención al criterio de la seguridad de la información contable.
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