Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales, en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.
Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.
Es posible que en tu empresa te encargues tú mismo de la contabilidad o que recibas la ayuda de un experto. En cualquier caso, debes asegurarte de que en tus libros contables no cometas delitos que te expongan a sanciones y multas. La doble contabilidad es una de esas infracciones que debes conocer y evitar.
Que es la doble contabilidad
Lo que se califica de doble contabilidad es la circunstancia de llevar el comerciante libros paralelos, con unas mismas operaciones, pero registradas en forma distinta, o respaldadas en comprobantes distintos, es decir la incompatibilidad de los libros. Sin embargo, la norma, después de mencionar la doble contabilidad, se refiere a “cualquier otro fraude de tal naturaleza”, es decir, de la misma naturaleza que el fraude de la doble contabilidad, o sea, cualquier otro fraude por contabilidad contradictoria o incompatible, aunque no se traduzca formalmente en una contabilidad llevada doblemente.
Sanciones por cometer esta irregularidad contable
Ahora que ya tienes claro qué es la doble contabilidad, vamos a examinar las sanciones a las que te expones si tú o tu contador deciden recurrir a ella.
Estas sanciones no solo aplican para la doble contabilidad. Fueron creadas para penalizar cualquier irregularidad relacionada con los libros contables.
Sanción económica
El artículo 655 del Estatuto Tributario, establece una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la multa. Esta sanción económica no puede superar las 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario).
Desconocimiento por parte de la DIAN de costos y deducciones
El mismo artículo 655 del ET, explica que irregularidades como la doble contabilidad hace que los libros contables pierdan su valor probatorio. Por eso la Dian podrá rechazar los costos, deducciones e impuestos descontables incluidos en dichos registros. Esta sanción no es automática: puede ser omitida si el contribuyente demuestra la validez de estos conceptos, usando pruebas diferentes a los libros que están siendo cuestionados.
Clausura o cierre del establecimiento
La doble contabilidad también puede ser sancionada con el cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier otro espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. De acuerdo con el artículo 657 del ET, este cierre se puede realizar por un término de 3 días.
Es posible evitar esta sanción si la persona señalada de llevar doble contabilidad, paga una multa equivalente al 20% de los ingresos operacionales, obtenidos en el mes anterior a la fecha en que cometió el delito.